E-mail op de werkvloer

Het komt regelmatig voor dat werkgevers de werkmail van hun werknemers controleren. Zo ook in een recente uitspraak van de rechtbank Midden-Nederland van 16 december 2021. Een werkgever had het vermoeden dat een werknemer nevenactiviteiten verrichtte en toen uit e-mailberichten van de werknemer bleek dat dit het geval was, verzocht werkgever de arbeidsovereenkomst te ontbinden. De rechter wees echter het verzoek van werkgever af omdat niet duidelijk was dat aan de vereiste voorwaarden om de e-mail van de werknemer te controleren was voldaan.

De casus

In vorengenoemde uitspraak gaat het om een werknemer die sinds 2011 in dienst is. Eind juni 2021 wordt hij geconfronteerd met de uitkomsten van een onderzoek. Hij zou nevenactiviteiten niet hebben gemeld en zijn werkmail langdurig en structureel hebben gebruikt voor privédoeleinden. Verder verdenkt werkgever hem van betrokkenheid bij fraude, waarvan aangifte is gedaan. Werknemer stelt zich op het standpunt dat werkgever niet bevoegd is zijn e-mailgebruik te monitoren. Hij stelt dat dit alleen is toegestaan als er een duidelijk protocol bestaat waarin is vastgelegd dat de werkgever het e-mail gebruik kan controleren, onder welke omstandigheden dat kan en welke doeleinden daarmee zijn gediend.  Daarbij is vereist dat de werkgever een gerechtvaardigd belang heeft bij de controle dat zwaarder weegt dan het privacybelang van de werknemer en dat het doel van de controle ook niet kan worden bereikt op andere wijzen die minder ingrijpend zijn voor de privacy van werknemers. Hij verwijst naar de uitspraak van het Europees Hof voor de Rechten van de Mens van 5 september 2017 in de zaak Barbulescu (ECLI:CE:ECHR:2017:0905JUD006149608).

Volgens de rechter is het onduidelijk of aan de voorwaarden is voldaan. De werkgever heeft geen informatie verstrekt over de aard van de signalen die zijn ontvangen waarmee het vermoeden dat werknemer wellicht betrokken was bij strafbare feiten en die aanleiding zijn geweest om het e-mailgebruik van werknemer te volgen. Door de rechter kan dan ook niet worden vastgesteld of aan de vereisten van proportionaliteit is voldaan. Ook kan niet worden vastgesteld of de verwijten die werkgever werknemer maakt direct verband houden met deze signalen of dat sprake is van “bijvangst”. Daarbij is van belang dat de werkgever geen informatie heeft verstrekt over de mate waarin en de wijze waarop de monitoring plaats heeft gevonden. Dit maakt de beoordeling van het ontbindingsverzoek volgens de rechter niet goed mogelijk en het ontbindingsverzoek wordt afgewezen. Voor de volledige uitspraak en overwegingen zie ECLI:NL:RBMNE:2021:6071.

Bewijs

Overigens is het de vraag of het resultaat van vorenstaande procedure altijd hetzelfde zal zijn. In een wat oudere uitspraak van de Rechtbank Amsterdam van 12 mei 2014 kwam de rechter namelijk ook tot de conclusie dat de werkgever onrechtmatig heeft gehandeld door in de privémail van werknemer te zoeken. Op die grond had de werknemer recht op een schadevergoeding. Echter, de werkgever mocht in de procedure wel gebruik maken van die (onrechtmatig verkregen) gegevens. Uit die gegevens bleek dat werknemer tekort was geschoten. Het ontslag op staande voet bleef in stand (zie ECLI:NL:RBAMS:2014:2751). Met andere woorden ook bewijs dat onrechtmatig is verkregen kan een rol spelen in een procedure.  Dat de waarheid aan het licht moet komen, weegt zwaarder dan het belang van werknemer bij uitsluiten van bewijs.

Conclusie

Wanneer het controleren van de e-mail van belang is voor de voortgang van het werk, dan mogen zakelijke e-mails gecontroleerd worden. Denk bijvoorbeeld bij langdurige arbeidsongeschiktheid. Privé e-mail mag niet door de werkgever worden geopend. Voor wat betreft de zakelijke e-mails moet een werkgever rekening houden met de privacybescherming. De inbreuk op de privacy van de werknemer moet in verhouding staan met het belang van de werkgever.

Het is raadzaam om een reglement op te stellen voor het e-mailgebruik door werknemers. Hierin kan worden beschreven in wat voor situaties de werkgever bij de e-mails van een werknemer kan en met welk doel. Dat reglement zal moeten voldoen aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG (UAVG).  

Overigens speelt het vorenstaande niet alleen bij e-mailgebruik. Denk ook aan cameratoezicht, toegangscontrole, personeelsvolgsystemen, opnemen van telefoongesprekken en dergelijke.

Vragen over bovenstaande of andere vragen op het gebied van het arbeidsrecht? Neem contact op met ons advocatenkantoor in Breda of Tilburg. Onze advocaat Pieter van der Meulen is gespecialiseerd in erfrecht en staat u graag te woord: 085-0769036. U kunt ook een e-mail sturen: vandermeulen@kadanzadvocaten.nl.